Qui peut demander des GCMS notes, et comment faire pour demander celles-ci à quelqu’un d’autre

Presque tout le monde peut demander ses propres GCMS relevés. Conformément à la Loi canadienne sur la protection de la vie privée, les citoyens canadiens, les résidents permanents et les ressortissants étrangers peuvent demander les renseignements personnels que le IRCC ou la CBSA détiennent à leur sujet, quel que soit leur lieu de résidence. Ainsi, la véritable question qui se pose est de savoir qui peut demander des GCMS relevés : si le dossier concerne vous, vous êtes admissible. Pour obtenir les relevés d’une autre personne, vous avez besoin de son consentement écrit.

Cette seule règle dissipe la plupart des confusions. Vous n’êtes pas obligé d’être au Canada. Vous n’êtes pas obligé d’être citoyen ou résident permanent. Si vous avez demandé un visa, une autorisation ou un statut, le dossier de cette demande constitue votre information personnelle et vous avez le droit de le consulter.

Qui peut demander des GCMS notes pour son propre dossier ?

Vos GCMS notes constituent vos informations personnelles, de sorte que la demande est régie par la Loi sur la protection de la vie privée. IRCC précise clairement qui sont éligibles : les citoyens canadiens, les résidents permanents et les ressortissants étrangers, quelle que soit leur situation géographique, peuvent demander l’accès à leurs informations personnelles détenues par les institutions fédérales (Centre d'aide de IRCC).

Lisez à nouveau cette dernière partie, car c’est là que les gens font erreur : indépendamment de leur emplacement. Un étudiant à Lagos ou un travailleur à Manille peuvent demander leurs propres notes en se trouvant à l’extérieur du Canada, tout comme quelqu’un qui y est déjà arrivé. Il n’y a pas de test de résidence pour votre dossier personnel.

Quelques choses qui ne vous disqualifient pas :

• Une demande refusée. Un refus n’empêche pas votre accès. Vous pouvez toujours demander les notes, et elles sont souvent le moyen le plus clair de comprendre le raisonnement exact de l’agent.
• Un dossier fermé ou ancien. Le service peut fournir des informations concernant les demandes déposées au cours des 10 dernières années, de sorte que les permis délivrés il y a des années sont généralement toujours enregistrés.
• Vivre à l’étranger. Comme indiqué ci-dessus, l’emplacement n’a aucune importance pour vos informations personnelles.

De plus, il n’y a pas de frais d’application gouvernementale pour une demande d’accès à vos informations en vertu de la Loi sur la protection de la vie privée. Un frais d’application distinct n’est exigé que dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information, qui concerne les dossiers qui ne font pas partie de votre dossier personnel.

Demander des GCMS notes pour quelqu'un d'autre

C’est là que intervient le consentement. Vous ne pouvez pas simplement demander le dossier d’immigration d’un autre adulte parce que vous êtes curieux ou parce que vous leur donnez un coup de main. La personne visée par ces notes doit accepter, par écrit, de vous communiquer ces informations.

Cela couvre les situations courantes du monde réel :

• Un conjoint qui souhaite consulter le dossier de parrainage de l’autre conjoint.
• Un parent vérifie le dossier de permis de travail d’un adulte.
• Un ami ou un membre de la famille aidant quelqu’un qui a du mal à comprendre l’anglais ou à remplir les formulaires en ligne.
• Un consultant ou un avocat agissant pour un client.

Dans tous ces cas, le demandeur signe un consentement autorisant la divulgation de ses notes à la personne désignée. Sans cette signature, la demande n’aboutit à rien ; c’est une mesure destinée à empêcher toute personne de consulter votre dossier d’immigration sans votre accord.

Si vous souhaitez consulter les dossiers du gouvernement en vertu de la procédure d’accès à l’information, qui ne concerne pas uniquement vos dossiers personnels, IRCC ajoute une condition supplémentaire : le représentant qui présente la demande doit être un citoyen canadien ou un résident permanent, et vous devez toujours donner votre consentement écrit (Centre d'aide de IRCC). Pour une demande simple de vos propres notes via un service, c’est le formulaire de consentement signé qui compte.

Et s'il s'agissait du dossier d'un enfant ?

Pour un mineur, un parent ou un tuteur légal peut demander les dossiers de l’enfant et signer en son nom. Cela s’applique aux enfants à charge dans une demande familiale, ou à un permis d’études pour un étudiant plus jeune. Le principe est le même : une personne ayant la compétence légale de représenter cette personne fournit le consentement.

Le formulaire de consentement est la seule chose que vous ne pouvez pas manquer

Chaque demande de GCMS notes nécessite un formulaire de consentement signé. Cela vaut aussi bien pour les notes que vous souhaitez obtenir que pour celles que vous souhaitez obtenir pour quelqu’un d’autre. Il s’agit d’un document succinct confirmant que la personne dont le dossier fait l’objet de la demande a accepté que les données soient extraites et partagées.

On s'inquiète parfois que la signature de ce consentement ou le dépôt de la demande lui-même fassent apparaître son dossier ou ralentissent son traitement. Ce n'est pas le cas. Demander ses GCMS notes est un processus distinct de la demande, et cela n'affecte pas la décision ou le calendrier. L'agent chargé de votre dossier ne voit pas que vous avez commandé vos notes. Si vous souhaitez découvrir en détail comment fonctionne le formulaire et de quoi il couvre, guide sur le formulaire de consentement les expose.

IRCC ou CBSA : mêmes critères d’admissibilité, différent dossier

Les règles d’admissibilité sont les mêmes que celles appliquées par IRCC ou CBSA. Ce qui change, c’est ce qui se trouve dans le dossier. Les notes d’IRCC couvrent le traitement de votre demande de visa, de permis ou de statut. Les notes de CBSA concernent les questions liées à la frontière et à l’admissibilité. Certains personnes souhaitent obtenir les deux pour avoir une vue d’ensemble. Dans tous les cas, la réponse “ qui peut demander ” reste la même : votre propre dossier ou celui d’une autre personne avec son consentement écrit.

Questions fréquemment posées

Puis-je demander des GCMS notes si je vis à l’extérieur du Canada ?

Oui. La Loi sur la protection de la vie privée permet aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux ressortissants étrangers de demander leurs propres informations personnelles, quelle que soit leur localisation. Vous n’avez pas besoin d’être au Canada pour demander vos propres relevés.

Puis-je avoir les GCMS notes de mon conjoint ou de mon partenaire ?

Seuls avec leur consentement écrit. Leur dossier d’immigration est leur information personnelle, donc ils doivent signer un consentement autorisant la divulgation des notes à votre égard.

Dois-je être citoyen canadien ou résident permanent pour demander mes propres notes ?

Non. Pour vos propres renseignements personnels, en vertu de la Loi sur la protection de la vie privée, les ressortissants étrangers sont également admissibles. La citoyenneté et le statut de résident ne sont pris en compte que pour le représentant dans le cadre de certaines demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Puis-je demander des GCMS notes pour mon enfant ?

Oui. Un parent ou un tuteur légal peut demander les dossiers d’un mineur et donner son consentement au nom de l’enfant.

Demander mes notes affectera-t-il ma demande d'emploi ?

Non. La demande est distincte de votre demande. Elle n’altere pas la décision, elle n’altere pas le délai de traitement, et l’agent qui traite votre dossier ne sait pas que vous avez commandé ces notes.

À quel point en arrière puis-je demander ?

Les relevés sont généralement disponibles pour les 10 dernières années de demandes, donc les dossiers les plus récents et les plus anciens sont toujours enregistrés.

Prêt à demander vos notes ?

Si le fichier vous appartient, vous êtes admissible. Si celui-ci appartient à quelqu’un d’autre, vous aurez besoin de son consentement signé, et c’est vraiment la seule étape à franchir. Lorsque vous serez prêt, vous pourrez Commandez vos GCMS notes et choisir le morceau dont vous avez besoin, ou lire Comment demander les notes GCMS Tout d’abord, si vous souhaitez voir les étapes, veuillez demander de l’extérieur du Canada. La guide sur GCMS notes provenant de l’extérieur du Canada explique ce qui vous attend.